新卒の皆さん、ビジネスメールって慣れないですよね💦
慣れないうちは１通返信するだけでも時間がかかると思います。
私もそうでした😰
でもメールって、初期設定をうまくやれば格段に時短できるんです！
今回は超初級編として（当時私が知りたかった😂）「最低限これはやっておくべき！」という設定を紹介していきます。
署名の設定
署名とは、お手紙で言うところの「〇〇より」の部分。
ビジネスにおいては名刺代わりにもなる重要な部分です。
どんなシステムでも、返信をする際・新規作成をする際、常に文末に署名を表示できる設定がありますので、先輩に「署名の設定の仕方」を教えてもらってください。
先回りして質問すると、「お？勉強してるな？」と思われること間違いなしです😏
また、会社の業態によってＨＰを載せた方が宣伝になるのか、キャンペーンの案内を入れた方がいいのかなど変わってきますので、先輩社員に必ず確認をとりましょう。
署名の例
シンプルver
株式会社ハナコレ
業務管理部
山田 花子
TEL：03-xxxx-xxxx
FAX：03-zzzz-zzzz
mail：aaa.bbb@sample.com
HP ：https://xxxx.jp
多少装飾ver
ー・－・－・－・－・－・－・－・－・－
株式会社ハナコレ
業務管理部
山田 花子
TEL：03-xxxx-xxxx
FAX：03-zzzz-zzzz
mail：aaa.bbb@sample.com
HP ：https://xxxx.jp
ー・－・－・－・－・－・－・－・－・－
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>〇●◎
株式会社ハナコレ
業務管理部
山田 花子
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇〇〇-◎-△
TEL：03-xxxx-xxxx
FAX：03-zzzz-zzzz
mail：aaa.bbb@sample.com
HP ：https://xxxx.jp
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>〇●◎
住所ありver
╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋
╋┿╋┿╋ 株式会社ハナコレ
╋┿╋┿ 業務管理部
╋┿╋ 山田 花子
╋┿ 〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
╋ TEL: 00-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
╋ Email: ××××××＠××××.com
╋ URL: https://××××.com/
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営業案内ありver
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株式会社ハナコレ
業務管理部
山田 花子
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇〇〇-◎-△
TEL：03-xxxx-xxxx
FAX：03-zzzz-zzzz
mail：aaa.bbb@sample.com
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書き出しの設定
署名と同じく、書き出しの文言もビジネスメールでは必ず必要になります。
いきなり本題に入ることはあり得ません。
設定したからといって必ずその文言で始めなければいけないわけではないので、とりあえずは汎用性の高いものを設定しておくと良いでしょう。
場面に応じて、変えたり書き足したりすればＯＫです✨
例①平素より大変お世話になっております。
１番丁寧で間違いのない書き出しです。
若手であれば、礼儀正しすぎるくらいの表現がちょうどいいので、オススメのフレーズです。
例②いつもお世話になっております。
ビジネスメールの書き出しにもっともよく使われるフレーズです。
こちらでも全く問題はありません😊
例③お疲れ様です。人事部の△△です。
部署によっては社内の人とのやりとりがメインになる場合もあります。
そういった場合はこのフレーズから入るのが基本なので、こちらを登録するのが時短になります。
単語登録
メールの時短術として汎用性が高いのが、この単語登録です。
単語登録とは、「よく使う文章を、短いひらがなで一瞬で呼び出せる機能」のことです。
例えば、既出の「いつもお世話になっております。」を、「いつも」と打つだけで一瞬で一文出せる・・・略語登録のようなイメージです。
単語登録は入力補助機能のひとつなので、会社で貸与されているPCでも特別な申請などは通常不要です。
よく使うフレーズは、今すぐ登録しましょう！
単語登録の方法
（Windowsの場合）
①PC画面右下の「あ」または「A」を右クリック
②「単語の追加（または単語登録）」を選択
③「単語」の部分に実際に出したい文章を入力（例：何卒よろしくお願いいたします。）
④「よみ」の欄に短縮の言葉を入れる（例：なにと）
※ユーザーコメントは無視でOK
⑤品詞は「短縮よみ」を選択
⑥登録
これで完了です。
例①書き出し文
ビジネスメールの書き出し文は、個性を出す場所ではありません。
毎回同じが基本です！
設定でメール立ち上げの際に出るようにもできますが、単語登録でももちろん問題ありません✨
・いつも大変お世話になっております。 → 例：「いつ」
・突然のご連絡失礼いたします。 → 例：「とつ」
・お疲れ様です。 → 例：「おつ」
例②クッション言葉
電話対応だけでなく、ビジネスメールにも重要なクッション言葉があります。
これらを自然に入れられると、一気にデキる社会人っぽさが出ます。
・お忙しいところ恐れ入りますが、 → 例：「おいそ」
・恐縮ではございますが、 → 例：「きょ」
・お手数をおかけしますが、→ 例：「おて」
例③お詫び文
社会人は、ちょっとしたことでも丁寧な謝罪が必要です。
自分の勉強不足や確認不足で謝る機会はもちろん、少し返信が遅れただけでもまず謝罪の一文は必須です。
焦っている時ほど言葉が出てきませんので、単語登録をしておくことが大切です。
・申し訳ございません。 → 例：「もうし」
・大変失礼いたしました。 → 例：「しつれ」
・確認不足で申し訳ございません。 → 例：「かくに」
・お詫び申し上げます。 → 例：「おわ」
例④依頼文
社会人のやりとりは、依頼ばかりです。
面談の機会をもらいたいときから契約締結の押印が欲しいときまで、お取引先へは依頼をしないと始まりません。
依頼は命令文にならないことが大切です。
「してください」では✖です。
下記のように言い換えるのがビジネスの基本です。
・ご確認のほどよろしくお願いいたします。 → 例：「ごか」
・ご対応いただけますと幸いです。 → 例：「たいお」
・お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。→ 例：「おて」
・ご教示いただけますと幸いです。→ 例：「ごきょ」
・ご査収ください。→ 例：「ごさ」
例⑤締めの一文
ビジネスメールでは、定番の締めの一文があります。
書き出し文と同じく、個性を出す必要はありません。
全メールで入力が必要なので、既出の設定で出るようにするか単語登録で一瞬で出るようにしておきましょう。
・何卒よろしくお願い申し上げます。 → 例：「なにと」
・引き続きよろしくお願いいたします。 → 例：「ひき」
・取り急ぎご連絡まで。 → 例：「とり」
・ご確認の程、よろしくお願いいたします。 → 例：「ごかく」
まとめ
今回は「超初級」のメール時短術として、署名・書き出し文の固定・単語登録をご紹介しました。
どれも特別なスキルではありません。
しかし、最初からやっている人とやっていない人では、毎日の積み重ねに大きな差が出ます！
まずは“設定でラクできる部分”から整えること。
それが、メール時短の第一歩です。
今後はより具体的なメール術についても記事にしていきたいと思っています。
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その他、仕事術についてはこちらにまとめています😊
